Bij Het Waterlaboratorium is het vitaliteitsbeleid gericht op fysieke en mentale gezondheid. Het beleid bestaat uit een vijftal pijlers die continu onder de aandacht zijn: werk/privébalans, plezier samen, motivatie & betrokkenheid, gezondheid & vitaliteit en vakkennis & vaardigheden. Op basis van de pijlers worden o.a. activiteiten bedacht die worden doorgezet in de organisatie.
Het Waterlaboratorium vindt het belangrijk dat medewerkers inspraak hebben en betrokken worden bij het vitaliteitsbeleid. Een van de manieren waarop ze dit georganiseerd hebben is het neerzetten van een ideeënbox waarin medewerkers per pijler hun ideeën en wensen konden inbrengen. Het Waterlaboratorium faciliteert maar legt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de ideeën bij de medewerkers zelf in het kader van eigen regie en betrokkenheid.
Wat was de aanleiding om een ideeënbox neer te zetten?
De belangrijkste aanleiding was eigenlijk om medewerkers zo veel mogelijk actief te betrekken bij ontwikkelingen op het gebied van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Want als ideeën van medewerkers uit de organisatie komen is de kans van slagen gewoon groter. We hebben gemerkt dat als de regiegroep iets bedenkt, het meer energie vraagt om mensen te enthousiasmeren en dingen te laten beklijven binnen de organisatie.
Hoe hebben jullie de ideeënbox geïntroduceerd?
De regiegroep Fit & Vitaal communiceert via een periodieke nieuwsbrief over ideeën en aanbod op het gebied van de 5 pijlers. Via zo'n nieuwsbrief hebben we natuurlijk ook gecommuniceerd dat we input wilden vanuit de organisatie, van medewerkers zelf. Daarnaast ook via de groepshoofden en hun dagstart. Dus via verschillende kanalen hebben we laten weten dat het ophalen van ideeën via een ouderwetse ideeënbox gefaciliteerd zou worden. Bij onze koffiezetautomaten hebben we een fysieke box neergezet met kaartjes en pennen waarop mensen hun ideeën per thema (pijler) konden opschrijven. De kaartjes waren gekleurd en de kleuren correspondeerden met de kleur van de aandachtsgebieden op de begeleidende poster.
Kan je een paar voorbeelden geven van ideeën die ingeleverd en uitgevoerd zijn? Wat bijvoorbeeld geïmplementeerd is, is het voorstel om ook havermelk aan te bieden voor in de koffie. In het koffiezetapparaat was alleen de keuze voor koffie met koemelk mogelijk. Er waren een aantal medewerkers die het heel belangrijk vonden dat er een plantaardig alternatief zou komen. Tegen de medewerkers die dat voorgesteld hadden, hebben we gezegd: ga maar op onderzoek hoe je dat voor elkaar kunt krijgen. Moet je dan het apparaat zelf aanpassen, moet je dan bij de leverancier terecht, wat is er mogelijk? Zij hebben toen een kleine businesscase gemaakt. En nu staan er in de pantries melkschuimers waarmee ze havermelk kunnen opschuimen. Wij hebben gefaciliteerd maar de medewerkers zijn en blijven zelf verantwoordelijk om dat bij te houden, schoon te maken, in orde te houden. En dat gaat erg goed. Dus dat is een interessant voorbeeld: als een idee bij medewerkers vandaan komt, als het dus zelf geïnitieerd is, en je geeft mensen dan de ruimte om het ook te gaan uitvoeren, dan gaat het proces van A tot Z een stuk makkelijker.
En zo is er ook een hele praktische vorm ontstaan rondom het herinrichten van onze kantine. Mensen wilden graag na werktijd ook van de kantine gebruik kunnen maken om met een groepje collega's nog wat leuks te kunnen doen. We hebben de kaders aangegeven: dat met dezelfde spullen heringericht moest worden omdat de kantine nog niet zo lang geleden helemaal opnieuw ingericht was. De medewerkers zijn ermee aan de slag gegaan en hebben ook een soort businesscase gemaakt. Uiteindelijk is de ruimte met heel weinig middelen heringericht en veel praktischer geworden. Laatst hebben we bijvoorbeeld een tafeltennistoernooi gehad in de kantine. Medewerkers zijn nu dus veel makkelijker in staat om de kantineruimte te gebruiken voor leuke bijeenkomsten die ze zelf bedenken.
Hebben jullie die ideeënbox nog steeds staan?
Nee, die staat er niet meer om te voorkomen dat de aandacht voor het inbrengen van ideeën verslapt. Op alle ideeën hebben we gereageerd, alleen is niet alles gefaciliteerd. Waarschijnlijk gaan we de box volgend jaar weer neerzetten.
Wat is het effect, het resultaat?
We hebben medewerkers kunnen laten zien dat we gemotiveerd zijn om ideeën uit de organisatie op te halen en daar ook uitvoering aan te geven. Dat er dus echt naar ze geluisterd wordt. Het gros van de medewerkers vindt dat heel leuk. En zeker als je dat doet bij zo'n koffiezetapparaat praten ze er ook met elkaar over en kunnen ze elkaar aanspreken: heb jij er al wat in gedaan? Hierdoor gaat het vitaliteitsbeleid ook meer leven. Zo was er bijvoorbeeld ook een vraag ingediend wat Het Waterlaboratorium bij zou kunnen dragen aan sportabonnementen. Uiteindelijk is daardoor extra aandacht gekomen voor het inzetten van het inzetbaarheidsbudget, dat eigenlijk uit uren bestaat.Deze uren kunnen omgeruild worden voor geld dat aan een sportabonnement besteed kan worden. Door die vraag en er met elkaar over in gesprek te zijn gegaan, is het inzetbaarheidsbudget nu bij veel meer medewerkers onder de aandacht gekomen.
We hebben gemerkt dat ideeën die vanuit de medewerkers zelf ontstaan, waar ze zelf enthousiast over zijn, dat die eigenlijk vanzelf groeien en blijven bestaan. Er is nu bijvoorbeeld een clubje dat na een door medewerkers georganiseerde padel clinic elke week gaat padellen.
De ideeën die ingediend werden via de box lagen vooral in de hoek van voeding, gezond eten en samen dingen doen, dus de pijlers “plezier samen” en “gezondheid & vitaliteit”. Je weet dus nu wat je met zo'n ideeënbus bij de koffiezetapparaten ophaalt. Voor andere thema’s moeten we andere vormen bedenken en inzetten.
Wat adviseer je andere bedrijven die met inspraak en betrokkenheid van medewerkers bij het vitaliteitsbeleid aan de slag willen?
Haal ideeën direct op bij de medewerkers uit de organisatie en vertrouw daarbij niet op digitale manieren, op mailtjes of andere digitale vormen. Dat zijn we inmiddels zo gewend door alle digitale ontwikkelingen, maar het is weer fris en nieuw om ideeën op te halen als medewerkers bij elkaar zitten met koffie. Dat kan bij de dag- of weekstart maar dus ook met zo’n ouderwetse ideeënbox. Een hele directe manier van ideeën ophalen is erg waardevol omdat het mensen met elkaar in gesprek laat gaan. Dus breng mensen bijeen. Dat sociale aspect, mensen er met elkaar over in gesprek laten komen, is heel erg van belang.
Als je een beetje creatief bent als manager kun je natuurlijk ook met stellingen werken tijdens een dagstart, bijvoorbeeld over de bedrijfsregelingen of arbeidsvoorwaarden die je aanbiedt en bespreek dan ook met elkaar de intentie die achter die regelingen zit. Medewerkers kunnen elkaar informeren en wijzer maken, dat wordt nog weleens onderschat. Er zijn mensen die bijvoorbeeld heel creatief omgaan met hun flexibele arbeidsvoorwaardenbudget of met hun employabilitybudget. Die kennis dan delen en daarover met elkaar praten is heel waardevol.
Je moet wel een breed palet van communicatiemiddelen inzetten en kijken met welk instrument je medewerkers het meest raakt en bereikt. En dus je als organisatie blijven afvragen op welke manier je voor welke thema's de beste of de meest waardevolle informatie ophaalt. Dus wees creatief en probeer dingen uit.